Política del Sistema Interno de Información
(Adaptada a la Ley 2/2023)
1. Finalidad del sistema
El Sistema Interno de Información de Grupo Serai permite comunicar hechos que puedan implicar vulneración de la normativa vigente o de los principios éticos de la organización. Su objetivo es ofrecer un entorno seguro y confidencial que facilite la detección temprana de riesgos y el cuidado de las personas y de la integridad corporativa.
2. Alcance
Esta política aplica a todas las personas trabajadoras, colaboradoras, proveedores y cualquier persona que mantenga relación profesional con Grupo Serai.
3. Principios de funcionamiento
El sistema se rige por criterios de protección de la persona informante, gestión rigurosa de cada caso y respeto absoluto a la confidencialidad.
Se garantizan las siguientes condiciones:
- Protección frente a represalias.
- Custodia segura de toda la información.
- Tramitación imparcial.
- Plazos y procedimiento definidos.
- Acceso restringido a las personas autorizadas.
4. Canales disponibles
Las comunicaciones pueden realizarse a través de:
- Formulario seguro habilitado en la web de Grupo Serai.
- Dirección de correo específica del Sistema Interno de Información.Ambos medios garantizan la confidencialidad y pueden utilizarse de manera anónima.
5. Tipos de hechos comunicables
El sistema está destinado a informar sobre conductas que puedan constituir:
- Incumplimientos de la normativa legal.
- Irregularidades profesionales relevantes.
- Vulneraciones de protección de datos.
- Riesgos significativos para la seguridad, el bienestar o los recursos de la organización.
- Conflictos de interés de especial relevancia.
6. Admisión y gestión de comunicaciones
Una vez registrada la comunicación, el equipo designado revisa la información, confirma su admisión y asigna las actuaciones necesarias.
Durante el proceso pueden solicitarse aclaraciones siempre que la persona haya facilitado un medio de contacto.
Se registran todas las actuaciones siguiendo un criterio de trazabilidad y conservación segura.
7. Plazos
La organización facilitará acuse de recibo en un máximo de siete días naturales, salvo renuncia expresa de la persona comunicante o imposibilidad técnica.
La resolución del expediente se realizará en un plazo máximo de tres meses, ampliable en situaciones de especial complejidad.
8. Protección de la persona informante
No se permitirán represalias hacia quienes comuniquen hechos de buena fe.
La identidad de la persona informante y de las personas afectadas quedará reservada, con acceso limitado a quienes gestionan el procedimiento.
9. Conservación de la información
Los datos se almacenarán durante el tiempo estrictamente necesario para la investigación y resolución del caso. Una vez cerrado el expediente, la documentación se conservará conforme a los plazos legales de prescripción.